Akcyza za paliwo rolnicze – ważne informacje przed naborem wniosków w sierpniu 2026 r.

Zwrot akcyzy – najważniejsze przepisy

Urząd Gminy w Wilamowicach przypomina, że zgodnie z ustawą z dnia 10 marca 2006 r. – o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, zwrot akcyzy przysługuje producentowi rolnemu. Zgodnie z art. 3 ust. 2 przytoczonej ustawy za producenta rolnego uważa się: „…osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, będącą posiadaczem gospodarstwa rolnego w rozumieniu przepisów o podatku rolnym.” W rozumieniu ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. - o podatku rolnym za gospodarstwo rolne uważa się obszar gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub jako grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych (z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza) o łącznej powierzchni przekraczającej 1 ha lub 1 ha przeliczeniowy, stanowiących własność lub znajdujących się w posiadaniu osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Posiadaczem gospodarstwa będzie nie tylko właściciel, ale również dzierżawca, użytkownik, posiadacz samoistny i zależny.

Zgodnie z ustawą o zwrocie podatku akcyzowego warunkiem uzyskania zwrotu jest złożenie wniosku do wójta, burmistrza (prezydenta miasta), właściwego ze względu na miejsce położenia gruntów będących w posiadaniu lub współposiadaniu producenta rolnego. Wniosek składa się dwa razy w roku: w lutym oraz w sierpniu, dołączając do niego:

- faktury VAT lub ich kopie, potwierdzające zakup oleju napędowego w okresie 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku, czyli do wniosku składanego w lutym załączamy faktury VAT lub ich kopie za paliwo kupione od sierpnia poprzedniego roku do końca stycznia bieżącego, a do wniosku składanego w sierpniu załączamy faktury VAT lub ich kopie za okres od lutego do końca lipca bieżącego roku;

- dokument z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) lub dane z komputerowej bazy danych, zawierające informacje o liczbie zwierząt (tj. bydła, owiec, kóz, koni i świń) przeliczonych na duże jednostki przeliczeniowe (DJP).

KSeF a zwrot akcyzy

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna wprowadzona i zarządzana przez Ministerstwo Finansów (Krajową Administrację Skarbową). Służy ona do wystawiania, odbierania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych w ujednoliconym formacie XML. Warto zaznaczyć, że system KSeF nie oznacza automatycznego końca tradycyjnych papierowych dokumentów. To w jakiej formie rolnik otrzyma fakturę zależy od jego statusu podatkowego. Najważniejszą zasadą, o której powinien pamiętać każdy rolnik, który chce się ubiegać o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, jest upewnienie się, że otrzymał na stacji paliw fakturę VAT albo jej poprawnie udostępnioną wersję, którą będzie mógł dołączyć do wniosku.

1.      Rolnik ryczałtowy bez numeru NIP

Jeżeli rolnik nie posiada identyfikatora podatkowego NIP, to nie otrzyma faktury zakupowej bezpośrednio w systemie KSeF. Nie oznacza to jednak, że zostanie bez dokumentu, który jest niezbędny do przedłożenia m.in. przy ubieganiu się o zwrot akcyzy. W takim przypadku, zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. – ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony, np. jako papierowy wydruk albo plik PDF przesłany na adres e-mail. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi (MRiRW) zwraca jednak uwagę na pewien ważny szczegół. Faktura papierowa lub plik PDF udostępnione rolnikowi poza systemem KSeF muszą posiadać specjalny kod QR lub link prowadzący do KSeF, które umożliwią zweryfikowanie faktury w systemie bez konieczności logowania i uwierzytelniania.

2.      „Potwierdzenia transakcji” jako załącznik do wniosku o zwrot akcyzy?

Wielu rolników pyta czy do wniosku o zwrot podatku akcyzowego można załączyć „potwierdzenie transakcji” dokument, który niektóre stacje paliw drukują i wydają nabywcom zamiast faktury VAT. Mimo, że dokument ten nieco przypomina fakturę VAT i zawiera podobne informacje, to nie jest fakturą VAT!!! i tym samym nie spełnia wymogu art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przysługuje producentowi rolnemu: „Do wniosku o zwrot podatku dołącza się: 1) faktury VAT albo ich kopie, stanowiące dowód zakupu oleju napędowego w okresie 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku.” „Potwierdzenie transakcji” nie jest równoznaczne z fakturą VAT. W przypadku dołączenia do wniosku o zwrot akcyzy takich dokumentów, rolnik otrzyma wezwanie do uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni od otrzymania wezwania. Nieusunięcie tych braków, spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Co należy zrobić, aby uzyskać wizualizację faktury, która rolnik będzie mógł załączyć do wniosku???

- Otrzymane „potwierdzenie transakcji” zawierające kod QR, należy zeskanować, np. przy pomocy aparatu w telefonie komórkowym.

- Po zeskanowaniu otrzymamy link do systemu KSeF, gdzie musimy zweryfikować dane z otrzymanym dokumentem, podając trzy informacje: numer faktury, numer identyfikacji podatkowej (NIP lub Pesel) oraz kwotę należności ogółem.

- Po zweryfikowaniu danych będziemy mogli pobrać plik PDF i zrobić wydruk wizualizacji faktury VAT.

Taka faktura, posiadająca 35-cyfrowy numer KSeF (zazwyczaj zaczynający się od NIP-u stacji paliw) oraz kod QR spełnia wymóg dokumentu uprawniającego do ubiegania się o zwrot podatku akcyzowego.

3.      Inne dokumenty potwierdzające nabycie oleju napędowego

Wśród dokumentów, które na mocy przepisów przejściowych (obowiązujących do 31.12.2026 r.), mogą być składane do wniosku o zwrot podatku akcyzowego i będą akceptowane, są również dokumenty, które nie trafiają do systemu KSeF (bez kodu QR i numeru KSeF). Są to przede wszystkim:

- Paragony z NIP czyli tzw. faktura uproszczona, za zakupy do kwoty 450 zł lub 100 euro. Do końca 2026 r. faktur uproszczonych nie trzeba przesyłać do systemu KSeF. Ważne: Aby paragon został przyjęty do zwrotu podatku akcyzowego musi posiadać NIP nabywcy!

- Faktury VAT z kas fiskalnych w formie papierowego wydruku, podobnie, jak w przypadku paragonów z NIP, znajdują się poza systemem KSeF do końca 2026 r., ale są akceptowane jako dokument potwierdzający nabycie oleju napędowego.

Uwaga!!!

Każdy rolnik, który chce odzyskać zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, powinien złożyć w terminie od 3 do 31 sierpnia 2026 r. wniosek do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, właściwego dla miejsca położenia gruntów rolnych wraz z załączonymi do niego fakturami VAT (lub ich kopiami) stanowiącymi dowód zakupu oleju napędowego w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r. oraz informację o DJP bydła, świń, kóz, owiec i koni (w przypadku posiadania zwierząt).

Obowiązek dostarczenia dokumentów, w tym faktur VAT potwierdzających nabycie oleju napędowego, leży wyłącznie po stronie wnioskodawcy!!!